Daily meeting catastrophe

L’objectif du daily meeting ou stand-up meeting est de s’assurer tous ensemble que l’on va bien atteindre notre objectif et non de justifier de son temps ou rendre des comptes au management !

Qu’est ce qu’est le daily meeting ?

L’équipe se réunit une fois par jour, à heure fixe, pour mettre en commun les apports de chacun et signaler les obstacles rencontrés. Il est important que chaque membre de l’équipe ait son temps de parole et de le respecter. Pour ce faire, trois questions sont suggérées par SCRUM :

  • Qu’est ce que j’ai achevé ou terminé hier ? « On insiste bien sur la notion achever ou terminer dans l’intérêt d’atteindre l’objectif du sprint »
  • Sur quoi je m’engage aujourd’hui ?
  • Quels sont les obstacles qui freinent la progression de ma tâche ? Est ce que j’ai besoin d’aide ? « Il ne s’agit pas de résoudre les problèmes. Les personnes concernées ou intéressées se verront après pour en discuter.« 

Les erreurs souvent constatées

  • Penser que le daily annonce le début de la journée : certains managers imposent l’heure du daily meeting et l’utilisent pour surveiller les retardataires. Sachez qu’aucun guide n’impose de faire le daily le matin.
  • Penser que le daily permet de faire un compte-rendu au(x) manager(s) : certains managers interfèrent au daily pour avoir des statuts sur les tâches et des explications sur la non-progression de celles-ci.
  • Éterniser le daily : au bout d’un moment plus personne n’écoute…
  • Désintérêt de la part de l’équipe : Ont ils vraiment compris ce que peut leur apporter ce rituel ?
  • Un ego démesuré qui force à ne pas admettre ses difficultés : Cette personne n’a visiblement pas compris ce que veut dire les termes « s’entraider et travailler en équipe » !

Objectif de cet atelier

Faire prendre conscience à l’équipe qu’il y a des comportements qui nuisent au bon déroulement du daily meeting.  Les mauvaises habitudes font perdre tout son intérêt à ce rituel. L’atelier était destiné à une équipe de jeunes développeurs, dira-t-on, adeptes des réseaux sociaux.

workshop daily meeting

Le daily meeting catastrophe

Nous allons réaliser un … « daily meeting ». A cet instant, les participants ne savent pas encore que ça va être la catastrophe. Nous nous retrouvons donc dans une salle de réunion avec un whiteboard fictif (kanban classique) sur lequel sont collés quelques post-its de user stories.

En amont, j’ai pris soin de réaliser des fiches qui décrivent le rôle que chacun doit adopter. Chaque personne tire au sort une fiche à ne pas partager avec qui que ce soit !

Les acteurs

  • Le Facilitateur : en position debout, il annonce à l’équipe qu’il est animateur du daily, introduit les 3 questions magiques, le cadre et donne le Go.
  • Le Time keeper : en position debout, il annonce à l’équipe qu’il est le timekeeper et que le daily est limité à 15min. Il adopte une attitude très rigide et rigoureuse « L’heure c’est l’heure ». 
  • L’Accro à son téléphone : en position debout, il passe son temps à tchatcher sur son téléphone et n’est pas attentif. Au cours du daily il rigole et raconte qu’un pote lui a envoyé une photo trop marrante en partageant cette joyeuse nouvelle avec son voisin de droite. Juste au moment où c’est à son tour de prendre la parole, il reçoit un appel et quitte la salle de réunion pendant 3 min sans explications ni excuses.
  • Le Je suis le roi du monde : en position debout et avec une attitude désintéressée. Le roi du monde est vague dans ses propos car il ne voit pas l’intérêt d’expliquer ce qu’il fait. On en a tous connu un. C’est celui qui dit en général « Je travaille sur la tâche X, les explications vont être compliquées aka compliquées à comprendre pour vous, tout va bien aka je préfère me débrouiller tout(e) seul(e).
  • Le Business Analyst qui ne parle que métier : en position debout. La technique ne l’intéresse pas et il le fait savoir. Il pose énormément de questions surtout sur les sujets qui l’impactent et qu’il devra revoir ou tester. Il parle beaucoup et notamment sur ses nombreuses réunions avec le métier.
  • L’ Expert technique : en position debout. C’est un(e) passionné(e) qui rentre dans le moindre détails et n’adapte pas son discours pour en faciliter la compréhension. En bref, il parle de code, de framework, d’acronymes bizarres et on ne comprend rien !
  • Le Prisonnier extrémiste : en position assise. Il « pfff« , il « c’est nul« , il « c’est naze« , il « qu’est ce que je fais là » … Le prisonnier extrémiste aime partager ses bonnes ondes négatives.
  • Le Celui qui interrompt : Il pose plein de questions et interrompt tous les autres ! Il génère des discussions, débats et divergences.

Déroulement

Le facilitateur se fait connaître, donne le cadre et annonce les 3 questions magiques. Par la suite il demande à l’assemblée s’il y a un volontaire pour être TimeKeeper. Naturellement ce dernier se fait connaître et Go c’est parti  !

Ce qu’on retient de ce daily meeting

Autant dire que j’ai eu la chance d’avoir de sacrés bons acteurs. L’équipe a soulevé les points suivants :

  • Il y a eut tellement de distractions à droite et à gauche qu’on a tous oublié le tableau blanc !
  • De plus, les participants ont été amenés à s’asseoir car le daily s’éternisait …
  • Le temps de parole de chacun n’a pas été respecté à cause des interruptions, des questions, des débats…
  • Rien de concret n’est vraiment ressorti de ce daily et certains n’ont pas adapté leur discours pour se faire comprendre
  • Il faut réduire l’usage du téléphone portable « Alléluia! »
  • Il est important de se respecter les uns et les autres

Les bonnes résolutions

  • Changer d’animateur à chaque daily pour le dynamiser
  • Afficher et expliquer les règles avant chaque daily (dont le « pas de téléphone portable »)
  • Respecter le temps de parole de chacun
  • Faire l’effort d’adapter son discours pour se faire comprendre auprès des développeurs et des business analyst
  • Voter pour une nouvelle heure de début du daily et s’engager sur cette heure