Il s’agit de proposer un format de rétrospective multi-équipes Scrum. Les équipes sont définies avec une vision produit et donc des Product Owners différents. Cependant, les ressources de développement sont partagées entre les deux équipes de Sprint en Sprint.
Contexte
- 3 équipes composées chacune d’un Product Owner, d’un Scrum Master développeur, de développeurs Java, de développeurs JS, de Business Analysts (un peu plus de 20 personnes au total).
- Les équipes de recette technique, métier, performance et qualité sont transverses.
- Les ressources de développement Java et JS sont partagées entre les équipes de Sprint en Sprint. La composition de l’équipe est définie au Sprint Planning.
- Les participants n’avaient jamais finalisé les rétrospectives parce qu’ils étaient trop nombreux …
- Le challenge : durée maximale 1h (oui c’est possible!)
Matériel
- 2 tableaux blancs séparés en 2 colonnes : problèmes, actions.
- Post-it (2 couleurs différentes)
- Crayons, feutres, stylos…
- Posters
Le cadre et le brainstorming …
Les règles de la rétrospective sont affichées sur un poster de façon claire, lisible et de manière à ce qu’elles soient visibles du fond de la salle.
- À l’entrée de la salle, les participants sont répartis en deux équipes distinctes et quasi de façon quasi aléatoire. Le but de cette répartition est d’éviter de concentrer les Product Owners ou tous les développeurs Java dans la même équipe. Il faut que les équipes soient les plus hétérogènes possible (0 min).
- L’animateur (moi) rappelle les principes de la rétrospective ainsi que la valeur ajoutée et décrit le déroulement de l’exercice. (2 min)
- Chacune des équipes se concerte pour se trouver un nom original. Le nom de chaque équipe est inscrit sur leur tableau blanc respectif (1 min).
- L’équipe « A » n’utilisera que des post-it de couleur jaune, et l’équipe « B » n’utilisera que des post-it de couleur bleue tout au long de l’exercice.
- Chaque personne ou groupe de personnes par équipe réfléchit par équipe aux trois plus gros problèmes rencontrés durant le Sprint. La règle est de décrire un problème par post-it (10 min).
Le regroupement des post-it …
Le regroupement des post-it se fait par équipe. Chaque personne ou groupe de personnes se lève, lit son post-it à voix haute et le colle sur le tableau blanc de son équipe dans la case « Problèmes » (10 min à 15min)
- Si quelqu’un dans l’équipe a noté au moins un problème s’en rapprochant, il lève la main et passe à son tour au tableau. On peut décider de reformuler le problème sur un autre post-it.
- Si personne n’a noté ce problème, on continue le tour dans le sens des aiguilles d’une montre.
Le fait d’utiliser cette technique permet de gagner du temps dans la phase de regroupement des post-it ! Je rappelle qu’il y a quand même 20 personnes.
Vote du premier tour, le TOP 5 …
Chaque participant dispose de 3 points à répartir, comme il le souhaite, sur les différents problèmes ou groupes de problèmes collectés sur le tableau blanc de son équipe. L’exercice ne peut excéder 3 min. Il en ressort le TOP 5 des problèmes par équipe !
Générer les idées …
Toute action, suggestion, solution, idée … commence par un verbe à l’infinitif.
On inverse alors les tableaux blancs. La finalité est de tenter de résoudre les problèmes de l’équipe adverse.
Chaque équipe dispose de 5 min pour proposer le plus de solutions possible sur les 5 problèmes votés. Les post-it sont collés dans la partie « Actions ». C’est par des discussions et décisions collectives que les participants arrivent à générer des idées et solutions.
Vote du second tour, le TOP 3 …
À nouveau, on inverse les tableaux blancs. On se retrouve dans la situation initiale. Les équipes découvrent les différentes solutions proposées par leurs collègues.
Chaque participant dispose de 3 points à répartir, comme il le souhaite, sur les différentes actions collectées sur le tableau blanc de son équipe. L’exercice ne peut excéder 3 min. Il en ressort le TOP 3 des actions par équipe !
Les actions
Au bout de 50 min de séance ont émergé 6 actions sur le tableau blanc commun. On revoit ensemble ces 6 actions et on en reformule certaines dans le cadre d’un regroupement.
Nos 4 actions finales sont prises en charge par des volontaires et seront menées pour le prochain Sprint !
Clôture de la rétrospective
Merci pour votre participation !