La rétrospective est l’un des challenges le plus difficile, un mixte entre préparation et totale improvisation.
Pour cette première rétrospective, je ne connaissais pas vraiment l’équipe et leurs problématiques. Nous n’avions pas d’occasion de tous nous rassembler dans une salle, parler librement et donner son avis sans suivre un agenda particulier. Ce sont les managers qui menaient les meetings et, sans vouloir vexer personne, donnaient des informations un peu comme le présentateur d’un journal télévisé.
Round 1…
La mise en place
Les participants n’ont pas l’habitude des rétrospectives. Il a fallut rappeler les principes de la rétrospective, à quoi cela peut servir et la trame que l’on suivra. Nous ne travaillons pas encore en « Sprint ». Qu’importe ! Une mise en production a bien lieu toutes les 6 semaines.
Qu’est ce ce qui ne justifie pas le fait de pouvoir faire une rétrospective dans ce contexte ? L’équipe fournit un produit fonctionnel, communément appelé release, sur une durée fixe mais malheureusement longue de 6 semaines.
L’enjeu de cette première rétrospective est de connaître comment l’équipe a vécu cette fameuse release. Il s’agit de se concentrer sur des émotions plus que sur un process.
Cet exercice a été largement inspiré de Glad,Sad,Mad.
Les participants avaient déjà au préalable préparés leurs idées pour les écrire ou adapter sur les post-its. J’avais envoyé un tableau Excel avec 3 colonnes :
Le tableau blanc est par conséquent séparé en 3 colonnes.
La récolte des données
Une fois que tout le monde a fini de traduire son « émotion » sur un post-it, on pose les stylos. Chacun passe devant le tableau blanc et lit à haute voix son post-it. Petite précision : dans le public il n’y avait pas de managers ou autres métiers, que des développeurs.
Ils ne se plaignent jamais, ils sont très discrets mais ils ont énormément de choses à dire et à apporter au projet !
Petit à petit, la personne suivante est libre de regrouper son « émotion » avec celles déjà présentes sur le tableau. Nous discutons beaucoup de ce qui marche sur le projet et ce que l’on souhaite garder…
Et là le FLOP !
La gestion du temps est ma responsabilité et bien sûr j’ai failli. Nous n’avons pas pu aborder les sujets « I was confuse or disturb » ou « I was sad » et défini des actions. Autant vous dire que ce sera la première et dernière fois.
Les échecs sont des succès.
Par curiosité, j’entame quand même l’exercice du ROTI. C’est un indicateur de comment les participants ont perçu le temps qu’ils ont investi pour la réunion sur une échelle de 1 à 5 .
A ma grande surprise j’ai obtenu un score de 4/5. Il se trouve qu’un des participants n’a pas été convaincu. Nous n’avons pas eut le temps d’aborder les sujets qui fâchent !
Round 2 …
Générer les idées
Nous nous réunissons pour aborder les sujets qui fâchent. Les « émotions » ont déjà été regroupées par thème lors de la première tentative de rétrospective. Chaque personne doit suggérer une action pour résoudre ou améliorer un thème. Toutes les suggestions d’actions sont sur le tableau.
Les actions
Maintenant il y a des actions sur le tableau blanc. Que fait-on ? Nous procédons au vote et en ressort les 5 actions les plus pertinentes. Chaque action a été assignée à un ou plusieurs membre(s) de l’équipe et associée à un JIRA pour le suivi et l’audit.
Clôture de la rétrospective
Merci pour votre participation !